HR, Lohnbuchhaltung, Buchhaltung & Steuern für KMU in Zürich und der Schweiz

Nicht immer. In der Schweiz kann ein Arbeitsvertrag grundsätzlich mündlich abgeschlossen werden. Für bestimmte Bedingungen und Vereinbarungen ist jedoch die Schriftform vorgeschrieben. In der Praxis wird ein schriftlicher Vertrag dennoch dringend empfohlen – er legt die Arbeitsbedingungen klar fest und verringert das Risiko von Missverständnissen oder Streitigkeiten.

Es gibt keine einheitliche, verbindliche Liste. Welche Unterlagen erforderlich sind, hängt von der Anzahl der Mitarbeiter, der Unternehmensstruktur, der Branche und den geltenden gesetzlichen Vorschriften ab. In der Regel sollten Unternehmen wesentliche Beschäftigungsbedingungen, Arbeitszeiten und Abwesenheiten, Gehalt und Gehaltsabrechnung, Sozialversicherung sowie wesentliche Änderungen der Beschäftigungsbedingungen und Kündigungen dokumentieren.

Für die meisten Arbeitnehmer gilt dies. Der Detaillierungsgrad und die Form können variieren. Für bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern ist eine vereinfachte oder von der Zeiterfassung befreite Regelung möglich, sofern die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind.

Wesentliche Beschäftigungsbedingungen können nicht einfach einseitig geändert werden. Wenn beide Parteien zustimmen, sollten Änderungen schriftlich festgehalten werden. Liegt keine Einigung vor, kann die Änderung wesentlicher Bedingungen ein bestimmtes rechtliches Verfahren erfordern.

Die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist hängt von der Art des Dokuments und den geltenden gesetzlichen Bestimmungen ab. Personenbezogene Daten, die nicht mehr benötigt werden und keiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen, sollten sicher gelöscht oder vernichtet werden.

Ja. Ein Unternehmen ist nicht verpflichtet, die Lohn- und Gehaltsabrechnung auszulagern. Der Arbeitgeber bleibt jedoch für die korrekte Berechnung der Löhne und Gehälter, der Sozialversicherungsbeiträge, der Versicherungsabzüge, der Quellensteuer und der erforderlichen Meldungen verantwortlich – unabhängig davon, wer die Berechnungen durchführt.

Je nach Situation des Arbeitnehmers können die Abzüge Sozialversicherungsbeiträge (AHV/ALV), Beiträge zur beruflichen Vorsorge (BVG), Beiträge zur Unfallversicherung (UVG), sonstige anfallende Versicherungsbeiträge sowie Quellensteuer umfassen.

Nein. Die obligatorische betriebliche Altersvorsorge (BVG) gilt nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, die vom Alter, dem Gehalt und der Beschäftigungsdauer des Arbeitnehmers abhängen.

Durch die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung entbindet der Arbeitgeber nicht von seinen gesetzlichen Pflichten. Das Unternehmen muss vollständige und korrekte Informationen fristgerecht bereitstellen. Der externe Dienstleister ist für die ordnungsgemäße Erbringung der vereinbarten Leistungen verantwortlich.

Ja, aber die Anforderungen hängen von der Rechtsform und der Größe des Unternehmens ab. Rechtsträger wie GmbHs oder AGs müssen Buchführung betreiben und Jahresabschlüsse erstellen. Für bestimmte Einzelunternehmen kann eine vereinfachte Buchführung zulässig sein.

Grundsätzlich sollten Unternehmen Unterlagen aufbewahren, die ihre Geschäftsvorgänge belegen – darunter Rechnungen, Bankunterlagen, Verträge, Lohn- und Gehaltsunterlagen, Steuer- und MWST-Unterlagen sowie Jahresabschlüsse.

Die Verpflichtung hängt von der Höhe und der Art des Umsatzes sowie von der Art der Geschäftstätigkeit des Unternehmens ab. Es reicht möglicherweise nicht aus, nur die direkt in der Schweiz erzielten Einnahmen zu berücksichtigen – die geltenden Vorschriften zur Berechnung des steuerpflichtigen Umsatzes und etwaige Ausnahmen müssen ebenfalls berücksichtigt werden.

Ja. Die rechtmäßige Steueroptimierung nutzt die im Rahmen der geltenden Gesetze verfügbaren Möglichkeiten – darunter die Wahl einer geeigneten Unternehmensstruktur, die Planung von Ausgaben und Investitionen, Altersvorsorgelösungen sowie die Vergütung der Eigentümer. Eine effektive Steuerplanung sollte in der Regel im Voraus erfolgen, nicht erst nach Jahresende.